Como fizemos uma empresa de trabalho remoto se tornar um Great Place to Work

Criar um bom ambiente de trabalho sempre foi um grande desafio em qualquer empresa.

Mas quando decidimos, há 5 anos, que a Supersonic seria uma empresa 100% remota desde seu primeiro dia, sabíamos que teríamos um desafio ainda maior para criar esse ambiente.

Praticamente toda a literatura sobre boas práticas em cultura organizacional e satisfação de equipes é orientada ao universo de empresas “normais”, com suas sedes físicas e colaboradores se encontrando diariamente.

Então, fomos obrigados a criar nossas próprias regras para que a Supersonic pudesse se tornar um bom “local” de trabalho para o time de grandes talentos que queríamos atrair e reter.

Como partimos do zero e por conta própria, precisamos quebrar (e continuamos quebrando) a cabeça inúmeras vezes para sermos bem sucedidos nessa missão. Mas, recentemente, tivemos um indicativo de que toda essa dedicação está valendo a pena.

Participamos pela primeira vez do Great Place to Work (um diagnóstico que avalia se empresas são… um ótimo lugar para trabalhar) e conseguimos a certificação deles com a nota Trust Index de 94, o que nos disseram que é BASTANTE coisa.

Como conheço várias empresas que estão migrando ou gostariam de migrar para o trabalho remoto mas ainda estão um pouco inseguras, resolvi escrever este post com as boas práticas de cultura organizacional da Supersonic que considero serem as mais importantes para termos nos tornado um Great Place to Work e conseguido feitos como um turnover próximo de ZERO em 5 anos (num time de mais de 20 pessoas).

Depois de ler este artigo, você verá que empresas de trabalho remoto podem ter ambiente e cultura tão bons ou melhores do que empresas “físicas”.

Ainda é importante destacar que a maioria das boas práticas a seguir servem para qualquer tipo de empresa.

Elas estão contextualizadas num cenário para empresa remotas simplesmente porque as implementamos assim na Supersonic. Mas mesmo que você não tenha planos de se tornar Remote, este artigo pode ter dicas úteis para você.

Considerações feitas, vamos lá?

Confie no seu time

Medo clássico de gestores que nunca trabalharam remotamente: “Mas como eu vou garantir que o time não está o dia inteiro no Youtube ou discutindo política ao invés de trabalhar?”.

A realidade é: se, em casa, o seu colaborador realmente vai ficar no Youtube ao invés de trabalhar, muito provavelmente ele já faz isso no escritório. É para isso que existe o ALT+TAB.

Para ter um time remoto de alta performance, o grau de confiança mútua precisa sim ser alto (assim como em times presenciais).

Se você tentar microgerenciar cada atividade da pessoa, fazendo coisas como tirar screenshots periódicos da tela dela, supervisionar cada pequena entrega e exigir relatórios detalhados de cada minuto trabalhado, você não vai criar um ambiente saudável e a sua cultura irá mergulhar na mediocridade.

O microgerenciamento é um câncer que precisa ser evitado. Você não pode e nem deve tentar controlar tudo que seu time faz o tempo todo. Afinal, como dizia Steve Jobs:

Se você não confia o suficiente no seu time para que ele trabalhe remotamente, o problema está no seu time e/ou em você. E não no modelo remoto.

Deixe metas e prazos muito claros

Esta é a melhor forma que conhecemos para não ser preciso microgerenciar ninguém.

Deixe muito claro o que cada pessoa deve fazer e quando isso deve estar pronto.

Nem sempre é fácil. Mas se você fizer isso bem feito, não precisará se preocupar em “forçar” seu time a trabalhar pelo menos 8 horas por dia. Seu foco será unicamente na entrega das metas dentro do prazo combinado.

Na Supersonic, atualmente trabalhamos com dois tipos de metas:

• Metas semanais: semelhantes às Sprints do Scrum, normalmente são metas mais operacionais, organizadas e definidas pelo time em conjunto com as gestoras de projeto no início de cada semana.
• Metas trimestrais: são metas com temas mais estratégicos. Aqui, trabalhamos com o metodologia OKR, onde cada pessoa do time decide como irá ajudar a empresa nos objetivos que são anunciados no início de cada trimestre.

Desde que uma pessoa esteja atingindo suas metas dentro dos prazos combinados e também do nosso padrão de qualidade, está tudo bem.

Esse mindset, além de trazer paz de espírito, irá lhe ajudar a avaliar de forma objetiva quem mais merece aquela nova função gerencial que surgiu ou se quem está pedindo um aumento realmente está fazendo jus ao mesmo.

Seja obcecado com os seus processos e documentos

Para ser produtivo remotamente, é fundamental que cada pessoa consiga fazer o máximo de trabalho possível sem precisar pedir ajuda a alguém.

Afinal, uma das maravilhas do trabalho remoto é justamente permitir o foco real no que precisa ser feito, sem interrupções desnecessárias a cada 5 minutos ou reuniões que poderiam ser um e-mail.

Mas para isso funcionar bem, todo mundo precisa saber muito bem o que fazer e como fazer.

Para permitir isso na Supersonic, tentamos dar o máximo de atenção e visibilidade aos nossos processos e documentos internos, de forma que eles orientem a cada pessoa como resolver as demandas do seu dia a dia.

Não é fácil criar processos eficientes e manter uma documentação atualizada. Mas se você pensar na quantidade de interrupções com ligações, e-mails e mensagens no Slack que deixam de acontecer por causa disso, você verá que vale muito a pena.

E vale lembrar que, assim como a taxa de conversão de um site, os processos de uma empresa sempre podem melhorar. Por isso somos obcecados por otimizações contínuas em processos.

Tenha um excelente onboarding de colaboradores

Receber eficientemente novos colaboradores já é um desafio em empresas “normais”. Mas nas empresas remote, é um desafio jogado no Hard.

A primeira coisa que você precisa ter quando for contratar alguém é o que foi mencionado no tópico anterior: processos claros e documentação atualizada. Isso será fundamental para um novo colaborador entender o que é esperado dele e como ele deve resolver seus desafios do dia a dia.

Mas isso não é o suficiente, claro.

Toda vez que um novo colaborador chega à Supersonic, um projeto prioritário é criado no Basecamp envolvendo tarefas de diversos setores da empresa e o próprio colaborador para garantir que ele esteja 100% ambientada o quanto antes.

Não deixe de dar atenção a detalhes subjetivos aqui. Todos continuamos sendo seres humanos no trabalho remoto. Pergunte-se: como você gostaria de ser recebido em um novo emprego? A sua resposta a essa pergunta já irá lhe dar ideias de algumas atividades “soft” que são tão importantes numa nova contratação quanto o correto cadastro trabalhista desse colaborador.

Mantenha bons profissionais motivados com desafios cada vez maiores

Você teme que, trabalhando remotamente, seu colaborador se sinta menos engajado com a empresa e acabe se dedicando a outras coisas?

A melhor maneira de evitar isso é mantendo essa pessoa motivada. E na minha opinião, a melhor maneira de motivar bons profissionais é com desafios maiores.

Se você não conseguir oferecer tarefas cada vez mais interessantes a quem está se desenvolvendo no seu time, você naturalmente irá perder esse talento. Afinal, para talentos em desenvolvimento, não faltam oportunidades de todo o tipo.

É claro que precisa existir um plano para a remuneração acompanhar essa evolução. Mas isso não é o suficiente.

Batalhamos diariamente para que pessoas na Supersonic que demonstram querer se desenvolver tenham chances de “se testarem” em projetos progressivamente mais difíceis. Hoje, uma das pessoas que participa em alguns dos nossos projetos mais complexos no mercado americano começou na empresa como estagiária.

Também tentamos premiar de forma concreta (e não só com um tapinha nas costas) os resultados gerados por cada um. Temos bônus pagos para várias situações como aumentos na taxa de conversão de nossos clientes, renovações de clientes satisfeitos, performance individual ao longo do ano e participação nos lucros.

Estimule o feedback

Receber feedback 100% honesto do seu time é difícil presencialmente e ainda mais complicado remotamente.

Mas, sem feedback, você terá dificuldade em entender onde você está errando e quais as melhores correções de rota possíveis para se tornar um bom lugar para se trabalhar.

Então, você precisa ser pró-ativo e estar sempre estimulando a troca de feedbacks.

Na Supersonic, tentamos isso com algumas ações como:

• Dar o exemplo: as lideranças se esforçam para dar feedbacks objetivos para qualquer pessoa. Sejam eles positivos ou negativos.
• Pesquisas internas realizadas em todos os trimestres utilizando a Tracksale.
• “Cheers” semanal. Esta é uma lógica que criamos para que todo o time possa enviar um “parabéns” (o “cheer”) para qualquer pessoa que achamos que mereceu por algo que fez ao longo da semana. Criamos o Cheers há anos e temos um grande engajamento com ele até hoje.
• Reuniões “1 on 1” sem pauta definida, onde qualquer assunto relevante para a empresa ou para o colaborador pode ser discutido livremente.

Não economize em ferramentas

O modelo remoto gera algumas economias com coisas como aluguel de salas, manutenção e transporte. Mas não se empolgue muito com isso porque existe um custo adicional que não pode ser ignorado: softwares.

Para termos as condições de trabalho ideais, investimos o que podemos em diversos tipos de softwares. Gestão de projetos, organização e compartilhamento de arquivos, vídeo-conferências, comunicação interna… A lista é longa.

Muitas dessas ferramentas também são excelentes para trabalho presencial. Mas no modelo remoto, elas são indispensáveis. Não deixe de fazer esse investimento para que seu time produza no melhor nível possível.

Só contrate quem demonstra autocontrole e organização

Como já comentei, ótimos lugares para se trabalhar remotamente são incompatíveis com microgerenciamento. Você precisa confiar no seu time.

Mas o único jeito de não se decepcionar com essa confiança é montando um time de pessoas que demonstrem claramente possuir um bom nível de autocontrole e organização.

É sim verdade que no trabalho remoto uma pessoa está sempre cercada de distrações. TV, video-game, tarefas de casa, etc. Por isso, quem não consegue se controlar certamente vai fazer besteira com frequência, prejudicando a si e à empresa.

A questão é a mesma com a auto-organização. As pessoas precisam ser proativas para definir como irão trabalhar bem num modelo remoto. Quem não tem maturidade para fazer isso também se tornará rapidamente um acumulador de problemas.

Por isso, coloque como grande prioridade nas suas entrevistas a avaliação da capacidade do candidato de se controlar e se organizar sem precisar de uma babá.

Todas as vezes em que você abrir mão disso porque “gostou do candidato”, você vai pagar caro.

Estimule a diversidade

Diversidade, seja ela cultural, étnica, de gênero, religiosa ou qualquer outra, é um imenso diferencial para qualquer negócio.

Atendemos empresas completamente diferentes umas das outras e que tem, por sua vez, públicos-alvo ainda mais variados. O fato de termos uma equipe diversificada em vários aspectos garante uma empatia auto-organização e uma melhor compreensão de tantos cenários diferentes.

Abraçar e estimular a diversidade no seu time é simplesmente o certo a se fazer para termos um mundo melhor. Mas quem não se motiva o suficiente por isso e ignora a diversidade também está cometendo um erro estratégico. Afinal, esse alguém está colocando a si próprio em grande desvantagem num mundo cada vez mais multifacetado.

O contato presencial continua sendo importante

Não é porque uma empresa funciona bem remotamente que não é interessante estimular o encontro presencial entre os membros do seu time periodicamente. Muito pelo contrário.

Desde o começo da Supersonic, temos reuniões presenciais com todo o time em dezembro para celebrar o ano que está terminando e discutir os caminhos a serem seguidos nos anos seguintes.

Os primeiros encontros foram tão positivos que atualmente já mudamos a frequência deles de anuais para semestrais.

Além disso, temos também um espaço próprio em Belo Horizonte, onde os membros do time que estão na cidade podem se encontrar periodicamente para discutir projetos e resolver tarefas em conjunto.

Esse espaço também é usado quinzenalmente para, quem puder, passar a tarde numa série de apresentações internas com troca de conhecimentos (que chamamos de “Masters Supersonic”).

Considere com carinho o encontro presencial periódico do seu time. Isso não vai acabar com nenhuma das inúmeras vantagens do trabalho remoto e ainda ajudará bastante na criação de um ótimo lugar para se trabalhar.

Quer saber mais sobre nosso jeito de trabalhar?

Então não deixe de conferir este artigo do Filipe Reis com 10 aprendizados após anos trabalhando remotamente.

Você também pode conhecer algumas das ferramentas e mais processos que usamos no nosso neste artigo que escrevi para o blog do Trello.

E antes de ir embora, que tal fazer um teste para descobrir se o CRO é a estratégia certa para você? Descubra em 1 minuto: